Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Dieser AVV regelt die Bearbeitung personenbezogener Daten durch Activgastro International LLC im Auftrag des ActivGoods-Geschäftskunden.
Aktualisierung vom 22.10.2026: Stripe, internes CRM, Rechnungsprüfung, Belegexport und Betriebsanzahl sind präzisiert. Bestehende individuelle Preise bleiben gültig. Wesentliche künftige Vertrags- oder Preisänderungen werden weiterhin mindestens 30 Tage vorher angekündigt.
Vorherige Fassung / aktuelle Fassung1. Parteien und Rollen
Der ActivGoods-Geschäftskunde ist Verantwortlicher beziehungsweise Auftraggeber. Activgastro International LLC, 1209 Mountain Road PL NE, STE R, Albuquerque, New Mexico 87110, USA, ist Auftragsbearbeiter beziehungsweise Auftragsverarbeiter. Dieser AVV ergänzt die AGB und gilt, soweit Activgastro Personendaten im Auftrag des Kunden bearbeitet. Für eigene Vertrags-, Abrechnungs-, Sicherheits- und Compliance-Zwecke bleibt Activgastro eigenständig verantwortlich.
2. Gegenstand, Dauer und Zweck
Gegenstand ist die Bereitstellung, Sicherung, Wartung und Unterstützung von ActivGoods. Die Auftragsbearbeitung dauert während der Vertragslaufzeit und bis zur Rückgabe oder Löschung der Kundendaten. Zwecke sind insbesondere Benutzer- und Rechteverwaltung, Lager-, Inventur-, Bestell-, Liefer-, Retouren-, Rezept-, Berichts-, Backup-, Support- und Kommunikationsfunktionen. Dazu gehören die Prüfung und Archivierung von Lieferantenrechnungen und Gutschriften sowie Belegexporte mit Originaldateien.
3. Personen und Datenkategorien
Betroffen sein können Inhaber, Mitarbeitende, Lieferantenkontakte, Kundenkontakte und sonstige vom Kunden erfasste Personen. Verarbeitet werden können Stamm- und Kontaktdaten, geschäftliche E-Mail-Adressen, Rollen und Berechtigungen, Mitarbeiter-PIN- und Sitzungsdaten, Bestell- und Lieferangaben, Signaturen, Notizen, Protokoll- und Nutzungsdaten, Geräte- und Push-Token sowie Inhalte hochgeladener Dokumente einschließlich Lieferscheinen und erkanntem OCR-Text. Der Kunde darf keine besonders schützenswerten Daten eingeben, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und rechtlich zulässig ist. Zu Belegdaten zählen auch Rechnungen und Gutschriften, Originaldateien, SHA-256-Prüfsummen, OCR-Text, Beträge, Zuordnungen, Status und unveränderliche Freigabestände mit Zeit und Person.
4. Weisungen des Kunden
Activgastro bearbeitet Kundendaten nur nach dokumentierten Weisungen des Kunden, diesem Vertrag und der bestimmungsgemässen Nutzung von ActivGoods, ausser eine zwingende gesetzliche Pflicht verlangt etwas anderes. Activgastro informiert den Kunden vor einer gesetzlich verlangten Bearbeitung, soweit dies zulässig ist, und weist auf erkennbar rechtswidrige Weisungen hin. Zusätzliche Weisungen sind an info@activgastro.com zu richten; notwendiger Zusatzaufwand kann nach vorheriger Mitteilung berechnet werden.
5. Vertraulichkeit
Activgastro stellt sicher, dass zugriffsberechtigte Personen einer angemessenen gesetzlichen oder vertraglichen Vertraulichkeitspflicht unterliegen, nur den erforderlichen Zugriff erhalten und über Datenschutz und Sicherheit unterrichtet werden.
6. Technische und organisatorische Massnahmen
Activgastro setzt risikogerechte Massnahmen ein: verschlüsselte Übertragung, sichere Passwort-Hashes, rollenbasierte Zugriffe, Mandantentrennung, Sitzungs- und Login-Schutz, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, beschränkte Administratorrechte, Backups, Wiederherstellungsverfahren, Schwachstellen- und Änderungsmanagement, sichere Softwareentwicklung sowie geregelte Löschverfahren. Die Massnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und des Risikos weiterentwickelt.
7. Unterauftragnehmer
Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz der für ActivGoods erforderlichen Unterauftragnehmer. Activgastro verpflichtet diese mindestens zu gleichwertigem Datenschutz, bleibt gegenüber dem Kunden verantwortlich und veröffentlicht eine aktuelle Liste mit Zweck und Verarbeitungsland. Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage vorher angekündigt. Der Kunde kann aus sachlich begründeten Datenschutzgründen innerhalb dieser Frist widersprechen; die Parteien suchen eine angemessene Lösung, andernfalls kann die betroffene Leistung gekündigt werden.
Aktuelles Dienstleister- und Datentransferregister ↗8. Auslandübermittlung
Da Activgastro eine US-Gesellschaft ist und internationale Infrastruktur nutzt, können Daten ausserhalb der Schweiz, des EWR oder des Kundenlandes bearbeitet werden. Activgastro setzt, soweit erforderlich, anerkannte Garantien ein, insbesondere geeignete Standardvertragsklauseln, schweizerische Anpassungen und ergänzende Schutzmassnahmen. Der Kunde ermächtigt Activgastro, diese Mechanismen für die Auftragsbearbeitung abzuschliessen.
9. Unterstützung des Kunden
Unter Berücksichtigung der Art der Bearbeitung unterstützt Activgastro den Kunden angemessen bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit sowie bei Sicherheitsprüfungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und behördlichen Konsultationen. Anfragen betroffener Personen werden nicht eigenständig beantwortet, sondern unverzüglich an den Kunden weitergeleitet, sofern Activgastro nicht gesetzlich dazu verpflichtet ist.
10. Datenschutzverletzungen
Activgastro informiert den Kunden ohne unangemessene Verzögerung, nachdem eine Verletzung des Schutzes von Kundendaten bekannt wurde. Die Meldung enthält, soweit verfügbar, Art und Umfang, betroffene Daten und Personen, wahrscheinliche Folgen, ergriffene oder geplante Massnahmen und eine Kontaktstelle. Activgastro dokumentiert den Vorfall, unterstützt die gesetzlich erforderliche Meldung und macht kein Schuldanerkenntnis gegenüber Dritten ohne Abstimmung.
11. Rückgabe und Löschung
Während der Laufzeit kann der Kunde verfügbare Exportfunktionen nutzen. Nach Vertragsende löscht oder anonymisiert Activgastro die Kundendaten nach Wahl des Kunden und den in der Datenschutzerklärung genannten Fristen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Gesetzlich aufzubewahrende Daten werden gesperrt und nur für diesen Zweck verwendet. Sicherungskopien werden im regulären Überschreibungszyklus gelöscht. Der Export unter Konto & Daten enthält betriebliche JSON-Daten und PDF-/Bildoriginale in einer ZIP-Datei, ohne zusätzliches Exportmodul. Nach bestätigtem Vertragsende besteht eine angezeigte Exportfrist von 30 Tagen; die tägliche Bereinigung setzt die Fristen der Datenschutzerklärung um. Neue Lizenzen und laufende Zahlungen werden vor der Löschung geprüft. Eigene gesetzlich erforderliche Vertragsnachweise des Anbieters werden getrennt und zugriffsbeschränkt aufbewahrt.
12. Nachweise und Prüfungen
Activgastro stellt auf angemessene Anfrage Informationen zur Einhaltung dieses AVV bereit. Der Kunde kann höchstens einmal jährlich sowie nach einem wesentlichen Sicherheitsvorfall eine Prüfung durch einen unabhängigen, zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer verlangen. Prüfungen sind mindestens 30 Tage vorher anzukündigen, dürfen Sicherheit und andere Kunden nicht beeinträchtigen und erfolgen grundsätzlich auf Kosten des Kunden; bei einem wesentlichen festgestellten Verstoss trägt Activgastro die angemessenen Prüfungskosten.
13. Verantwortungen des Kunden
Der Kunde gewährleistet die Rechtmässigkeit der Datenerhebung und Weisungen, erfüllt Informations- und Mitwirkungspflichten, vergibt Zugriffe sparsam, schützt Zugangsdaten, hält Stammdaten aktuell und erstellt erforderliche Einwilligungen oder sonstige Rechtsgrundlagen. Der Kunde bleibt für seine Verarbeitung, Aufbewahrungsfristen und die Beantwortung von Betroffenenanfragen verantwortlich.
14. Geltung, Rangfolge und Kontakt
Dieser AVV wird mit Annahme der ActivGoods-Vertragsunterlagen oder ausdrücklicher Bestätigung wirksam und endet mit Abschluss der vertragsgemässen Datenlöschung. Bei Widersprüchen geht er für die Auftragsbearbeitung den AGB vor. Standardvertragsklauseln und zwingendes Datenschutzrecht gehen diesem AVV vor. Änderungen bedürfen der dokumentierten Form. Datenschutz- und Sicherheitsanfragen sind an info@activgastro.com mit dem Betreff „DPA – ActivGoods“ zu richten.
Anhang A – Bearbeitungsübersicht
Leistung: cloudbasierte B2B-Betriebssoftware ActivGoods. Häufigkeit: fortlaufend und nach Eingaben der berechtigten Nutzer. Betroffene: Mitarbeitende, Inhaber, Lieferanten- und Kundenkontakte. Löschung: gemäss Abschnitt 11 und Datenschutzerklärung. Weisungskanäle: App-Funktionen, Administratoreinstellungen, Supportanfragen und dokumentierte E-Mail-Weisungen.
Anhang B – Sicherheitsgrundsätze
Schutzziele sind Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit. Activgastro nutzt Zugriffskontrollen und minimale Rechte, logische Mandantentrennung, Transportverschlüsselung, sichere Authentisierung, Ereignisprotokolle, Backup- und Wiederherstellungsprozesse, geschützte Geheimnisse und Token, Lieferantenprüfung, kontrollierte Änderungen, Vorfallmanagement sowie Lösch- und Rückgabeverfahren. Details können aus Sicherheitsgründen in vertraulicher Form bereitgestellt werden.