Datenschutzerklärung für ActivGoods

1. Verantwortlicher und Rollen

Activgastro International LLC ist Verantwortlicher für Konto-, Vertrags-, Support-, Sicherheits- und Abrechnungsdaten. Bei Betriebsdaten, die ein Kunde für Mitarbeitende, Lieferanten oder Ansprechpartner in ActivGoods eingibt, bestimmt der Kunde Zwecke und Mittel; Activgastro verarbeitet diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter zur Bereitstellung des Dienstes.

Verantwortlicher ist Activgastro International LLC, 1209 Mountain Road PL NE, STE R, Albuquerque, New Mexico 87110, USA. Datenschutzanfragen können an info@activgastro.com gerichtet werden. Soweit ein Kundenbetrieb verantwortlich ist, leitet Activgastro Anfragen an diesen weiter oder unterstützt ihn bei der Bearbeitung.

2. Datenkategorien

Verarbeitet werden können: Name, geschäftliche E-Mail und Kontaktdaten; Unternehmen, Rolle und Berechtigungen; Passwort-Hash und Sitzungstoken; Sprache, Währung und Einstellungen; Lieferanten- und Mitarbeiterdaten; Produkt-, Lager-, Chargen-, Rezept-, Bestell- und Kontrollangaben; Versandprotokolle; Supportkommunikation; Sicherheits-, Audit- und technische Verbindungsdaten.

Je nach genutzter Funktion gehören dazu ferner Betriebs- und Lagerorte, Inventuren, Warenannahmen, Retouren und interne Lieferungen; Lieferscheine und Retourenbelege als PDF oder Bild samt Dateiname, Prüfsumme, erkannten Texten und Zuordnungen; Signaturen und Notizen; Backup-Exporte; Demoanfragen, Tarif-, Modul- und Kündigungsanfragen; Empfehlungs- und Aktionscodes; Kundenbetreuungsnotizen; verschlüsselte Mail-Verbindungstoken sowie Geräte- und Push-Token. Zahlungsdaten werden erst beschrieben, wenn ein Zahlungsanbieter tatsächlich aktiviert wird.

3. Herkunft und erforderliche Angaben

Daten stammen von registrierten Nutzern, vom Kundenbetrieb und seinen berechtigten Benutzern, aus hochgeladenen oder importierten Dateien, aus freiwillig verbundenen Google- oder Microsoft-Konten sowie automatisch aus der Nutzung und Sicherheitsprotokollierung. Pflichtfelder sind als solche erkennbar. Ohne Konto- und notwendige Betriebsangaben kann ActivGoods nicht bereitgestellt werden; optionale Angaben, Kamera, Push-Benachrichtigungen und Mail-Verbindungen können weggelassen oder später getrennt werden.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten zur Vertragsanbahnung und -erfüllung, Kontoführung, Mandantentrennung, Bestands- und Bestellfunktionen, Kommunikation, Support, Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Sicherung, gesetzlicher Aufbewahrung und Rechtsdurchsetzung. Je nach anwendbarem Recht stützen wir uns auf Vertragserfüllung, gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen oder Einwilligung.

5. Betriebsdaten im Auftrag

Der Kunde entscheidet, welche zulässigen Betriebsdaten er erfasst, und bleibt für Information, Rechtsgrundlage, Richtigkeit, Berechtigungen und Löschfristen verantwortlich. Activgastro verarbeitet diese Daten nur nach dokumentierten Funktionen und Weisungen, wahrt Vertraulichkeit, unterstützt Betroffenenrechte und löscht oder gibt Daten nach Vertragsende zurück, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

6. Google-, Gmail- und Microsoft-Verbindungen

Eine Postfachverbindung ist freiwillig. Bei Google verarbeitet ActivGoods E-Mail-Adresse, Google-Konto-ID, OAuth-Token und den Umfang gmail.send; bei Microsoft E-Mail-Adresse, Konto-ID, OAuth-Token, User.Read und Mail.Send. Diese Rechte dienen ausschließlich der Identitätsprüfung und dem Versand vom Kunden ausgelöster Bestellungen. ActivGoods liest, durchsucht oder verkauft keine Postfachinhalte.

Die Nutzung und Weitergabe von über Google APIs erhaltenen Informationen erfolgt entsprechend der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Tokens werden verschlüsselt gespeichert und bei Trennung gelöscht beziehungsweise, soweit technisch möglich, widerrufen.

7. Empfänger und Dienstleister

Daten erhalten nur befugte Personen und erforderliche Dienstleister: OpenAI Sites und Cloudflare für Anwendung, Datenbank und Sicherung; Brevo für transaktionale System-E-Mails; Google oder Microsoft nur bei freiwilliger Postfachverbindung; professionelle Berater und Behörden nur bei rechtlicher Notwendigkeit. Daten werden nicht an Werbenetzwerke oder Datenhändler verkauft.

8. Internationale Übermittlungen

Activgastro hat seinen Sitz in den USA; technische Dienstleister können Daten in den USA, der Schweiz, dem EWR und weiteren Ländern verarbeiten. Soweit erforderlich, werden Angemessenheitsbeschlüsse, anerkannte Zertifizierungsrahmen oder Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Maßnahmen verwendet. Zielstaaten und Anbieter werden bei wesentlichen Änderungen aktualisiert.

9. Speicherdauer und Löschung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Dienst, Sicherheit, Vertrag oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Sitzungen laufen regulär nach 30 Tagen, Mitarbeiter-PIN-Sitzungen nach 12 Stunden und OAuth-Zustände nach etwa 10 Minuten ab. Nach Vertragsende kann der Kunde innerhalb von 30 Tagen einen Export verlangen; anschließend werden Kundendaten im Regelbetrieb gelöscht oder anonymisiert. Technische Sicherungskopien können bis zu 90 weitere Tage verbleiben. Gesetzlich erforderliche Vertrags- und Abrechnungsunterlagen werden entsprechend den anwendbaren Fristen aufbewahrt.

Im Konto kann ein berechtigter Nutzer einen Datenexport anfordern und die Kontolöschung bestätigen. Gehört ihm der Betrieb allein, werden dessen aktive Daten einschließlich gespeicherter Dokumente im regulären Löschablauf entfernt; bei gemeinsam genutzten Betrieben wird nur sein Zugang beendet. Gesetzlich oder zur Rechtsverteidigung benötigte Vertrags-, Kommunikations-, Sicherheits- und Abrechnungsnachweise bleiben gesperrt bis zum Ablauf der jeweiligen Frist. Vom Kunden festgelegte Archivfristen für Bestellungen gelten nur innerhalb der App und ersetzen keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Kunden.

10. Sicherheit

ActivGoods verwendet Mandantentrennung, rollenbasierte Rechte, sichere Cookies, gehashte Passwörter und Sitzungstoken, verschlüsselte OAuth-Geheimnisse, Integritätsprotokolle, Zugriffsbeschränkungen und getrennte Sicherungen. Kein Verfahren beseitigt jedes Risiko; Sicherheitsvorfälle werden nach anwendbarem Recht bewertet und gemeldet.

11. Dokumente, OCR und Barcode-Scan

Für Lieferscheine und Retouren kann der Nutzer PDF- oder Bilddateien hochladen. Die Texterkennung läuft im Browser des Nutzers; erkannte Inhalte müssen vor dem Speichern geprüft und bestätigt werden. Danach speichert ActivGoods das Originaldokument, die bestätigten Liefer- oder Retourendaten, Zuordnungen, Erkennungswerte und eine Prüfsumme im Bereich des Kundenbetriebs. Dokumente werden nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Beim Barcode-Scan wird das Kamerabild lokal verarbeitet und weder als Video gespeichert noch an Activgastro übertragen.

12. Gerätedaten, Kamera und Benachrichtigungen

Für Anmeldung, Sprachauswahl, Betriebsauswahl und Sicherheit verwendet ActivGoods notwendige Cookies und lokalen Gerätespeicher. Kamera und Benachrichtigungen werden nur nach Browserfreigabe aktiviert. Das Kamerabild wird für den Barcode-Scan lokal verarbeitet und nicht als Video gespeichert oder an Activgastro übertragen.

13. Rechte betroffener Personen

Je nach anwendbarem Recht bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit und Widerruf einer Einwilligung sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Anfragen sind an info@activgastro.com zu richten. Bei Daten, die ein Kundenbetrieb kontrolliert, sollte die Anfrage zuerst an diesen Betrieb gehen; Activgastro unterstützt ihn.

Angemeldete Nutzer können unter «Konto & Daten» ihre persönlichen Kontodaten direkt herunterladen. Berechtigte Betriebsadministratoren können betriebliche Mandantendaten separat über die Sicherungsfunktion exportieren. Der Selbstbedienungs-Export schränkt weitergehende gesetzliche Auskunftsanfragen nicht ein.

14. Keine Werbung, kein Verkauf, keine automatischen Personalentscheidungen

ActivGoods verkauft oder vermietet keine personenbezogenen Daten, nutzt keine verhaltensbasierte Werbung und erstellt keine personenbezogenen Kredit- oder Mitarbeiterprofile. Mindestbestands- und Warnfunktionen unterstützen betriebliche Entscheidungen, treffen aber keine rechtlich erheblichen Entscheidungen über Personen.

15. B2B-Dienst und Minderjährige

ActivGoods richtet sich nicht an Kinder oder Privatpersonen. Kunden dürfen Konten nur volljährigen oder nach lokalem Recht arbeitsberechtigten Personen mit erforderlicher betrieblicher Befugnis zuweisen und sollen keine Daten von Kindern eingeben.

16. Änderungen und Kontakt

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anbieter oder Rechtsanforderungen wesentlich ändern. Die aktuelle Version ist stets in ActivGoods verlinkt; wesentliche Änderungen werden angemessen angekündigt. Datenschutzanfragen: info@activgastro.com.