Fragen & Antworten
Antworten auf häufige Fragen zu Einstieg, Funktionen, Tarifen und Betrieb von ActivGoods.
Was ist ActivGoods?
ActivGoods ist eine mehrsprachige B2B-Anwendung für Lager, Warenbewegungen, Inventuren und betriebliche Beschaffung. Sie verbindet Produktstamm, Lagerorte, Chargen, Mindestbestände, Mitarbeitende, Kontrollen und Auswertungen in einem System.
Wurde ActivGoods mit KI entwickelt?
Ja. Bei der Entwicklung von ActivGoods wurden KI-gestützte Werkzeuge verwendet. Activgastro International LLC bietet die Anwendung an und bleibt für ihre eigenen Produktangaben und Pflichten verantwortlich. Im aktuellen Funktionsumfang trifft kein generativer KI-Assistent Entscheidungen über Lebensmittel. Die Texterkennung für Belege erfolgt lokal im Browser; nach der Bestätigung werden das Original und die bestätigten Angaben gespeichert, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.
Kann ich berechnete Fristen, Warnungen und Scanergebnisse ungeprüft übernehmen?
Nein. Texterkennung, Produktzuordnungen, Temperaturhinweise, Haltbarkeitsfristen und Bestellvorschläge können fehlerhaft oder unvollständig sein, besonders bei falschen Eingaben oder abweichenden Bedingungen. Der Betrieb muss Originalkennzeichnung und Herstellerangaben, tatsächliche Temperaturen und Warenzustand, geltendes Recht sowie sein HACCP- und Eigenkontrollkonzept durch fachkundige Personen prüfen. Erst danach entscheidet er über Annahme, Lagerung, Verwendung oder Entsorgung. Bei unklaren oder widersprüchlichen Angaben darf Ware nicht allein aufgrund einer Anzeige in ActivGoods freigegeben werden.
Wie starte ich mit ActivGoods?
Registrieren Sie sich mit Name, E-Mail-Adresse, sicherem Passwort und Unternehmensname. Dabei wird der erste Betrieb angelegt. Danach können Sie Produkte, Kategorien, Einheiten, Lagerorte und Mitarbeitende erfassen oder Produktdaten importieren.
Wie funktioniert die 14-tägige Testphase?
Die reguläre Testphase beginnt mit dem ersten Betrieb und dauert 14 Tage. In dieser Zeit sind alle Funktionen und Zusatzmodule freigeschaltet. Für den Start ist keine Zahlungs- oder Bankverbindung erforderlich. Ohne ausdrücklich vereinbarte Umwandlung entsteht nach Ablauf keine automatische Belastung; für die weitere Nutzung wählen Sie einen Tarif.
Wie funktionieren Tarife, Rechnungen und Zusatzmodule?
Sie wählen einen Grundtarif und nur die Zusatzmodule, die Ihr Betrieb benötigt. Aktuelle Preise und Leistungsgrenzen werden in der Tarifübersicht angezeigt. Bis zur Einführung automatischer Online-Zahlungen erhalten Sie eine Rechnung; Tarif oder Modul werden nach bestätigtem Zahlungseingang freigeschaltet. Weitere Module können später über den Verwaltungsbereich angefragt werden.
Kann ich mehrere Betriebe und ein Zentrallager verwalten?
Ja. Mit dem entsprechenden Tarif oder Zusatzmodul können Sie weitere Betriebe und Zentrallager einrichten. Bestände und Berechtigungen bleiben je Betrieb getrennt; interne Anforderungen, Freigaben, Lieferungen, Belege und Verrechnungen können zentral koordiniert werden.
Welche Aufgaben deckt die Lagerverwaltung ab?
Sie können Produkte, Kategorien, Einheiten, Chargen und Lagerorte verwalten, Ein-, Aus- und Umlagerungen buchen, Mindest- und Zielbestände festlegen, Inventuren durchführen und Warnungen prüfen. Jede Warenbewegung wird im Verlauf mit Zeit, Art und ausführender Person nachvollziehbar protokolliert.
Erkennt ActivGoods vorhandene Barcodes und QR-Codes?
Ja, sobald ein Code einem Produkt zugeordnet ist. EAN/GTIN, Lieferanten-Artikelnummern sowie Codes für Einzel- und Einkaufseinheiten können manuell erfasst oder per Produktliste importiert werden. Beim Scan findet ActivGoods das zugeordnete Produkt; für Produkte ohne vorhandenen Code kann ein interner QR-Code erstellt werden.
Kann ich Kartons, Packungen, Liter, Kilogramm und Einzelstücke buchen?
Ja. Für ein Produkt lassen sich Basiseinheit, Verpackungseinheit, Einkaufseinheit und Umrechnungsfaktoren definieren. So kann zum Beispiel ein Karton mit zwölf Ein-Liter-Packungen vollständig eingelagert und später liter- oder packungsweise ausgebucht werden.
Wie funktionieren Bestellungen und E-Mail-Versand?
ActivGoods erstellt aus Mindest- und Zielbeständen Bestellvorschläge, verwaltet Lieferanten, offene Bestellungen, Teillieferungen und die Bestellhistorie. Der Versand kann über das Activgastro-Systempostfach oder – mit dem E-Mail-Modul – über das eigene Gmail-, Google-Workspace-, Outlook- oder Microsoft-365-Postfach erfolgen. ActivGoods benötigt dafür nur die freigegebene Sendeberechtigung und liest nicht das Postfach.
Verhindern QR-Codes den Diebstahl von Produkten?
QR- und Barcodes verbessern die Nachverfolgbarkeit, sind aber keine Ortungssender. ActivGoods dokumentiert gescannte und manuelle Warenbewegungen, Mitarbeitende, Mengen und Zeitpunkte und macht Abweichungen bei Inventuren sichtbar. Eine Live-Ortung ausserhalb des Betriebs erfordert zusätzliche Technik wie RFID oder GPS und ist nicht Bestandteil der QR-Funktion.
Welche Sprachen und Sicherheitsgrenzen gibt es?
Die Oberfläche und diese Informationsseiten stehen auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch bereit. Jeder Kundenbetrieb arbeitet in einem getrennten Datenbereich. Rollen und Mitarbeiter-PINs steuern den Zugriff; Nutzer sehen nur die Betriebe und Funktionen, für die sie berechtigt sind.
Wo erhalte ich Hilfe?
Für Fragen zu Einrichtung, Tarifen, Modulen, Datenimport oder technischen Problemen schreiben Sie an info@activgastro.com. Nennen Sie dabei Ihren Unternehmensnamen, den betroffenen Betrieb und – ohne Passwörter oder geheime Schlüssel – eine kurze Beschreibung des Problems.