Fragen & Antworten

ActivGoods ist eine mehrsprachige B2B-Anwendung für Lager, Warenbewegungen, Inventuren und betriebliche Beschaffung. Sie verbindet Produktstamm, Lagerorte, Chargen, Mindestbestände, Mitarbeitende, Kontrollen und Auswertungen in einem System.

Ja. Bei der Entwicklung von ActivGoods wurden KI-gestützte Werkzeuge verwendet. Activgastro International LLC bietet die Anwendung an und bleibt für ihre eigenen Produktangaben und Pflichten verantwortlich. Im aktuellen Funktionsumfang trifft kein generativer KI-Assistent Entscheidungen über Lebensmittel. Die Texterkennung für Belege erfolgt lokal im Browser; nach der Bestätigung werden das Original und die bestätigten Angaben gespeichert, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Nein. Texterkennung, Produktzuordnungen, Temperaturhinweise, Haltbarkeitsfristen und Bestellvorschläge können fehlerhaft oder unvollständig sein, besonders bei falschen Eingaben oder abweichenden Bedingungen. Der Betrieb muss Originalkennzeichnung und Herstellerangaben, tatsächliche Temperaturen und Warenzustand, geltendes Recht sowie sein HACCP- und Eigenkontrollkonzept durch fachkundige Personen prüfen. Erst danach entscheidet er über Annahme, Lagerung, Verwendung oder Entsorgung. Bei unklaren oder widersprüchlichen Angaben darf Ware nicht allein aufgrund einer Anzeige in ActivGoods freigegeben werden.

Registrieren Sie sich mit Name, E-Mail-Adresse, sicherem Kontopasswort und Unternehmensname. Unternehmen und erster Betrieb werden dabei angelegt; Standardkategorien und Lagerorte sind vorbereitet. Für das Kundenkonto verwenden Sie E-Mail und Kontopasswort. Persönliche Mitarbeiter-PINs richten Sie anschliessend unter Verwaltung ein. Die Übersicht begleitet Sie mit dem folgenden Schnellstart; Menüpunkte richten sich nach Tarif und Berechtigungen. Vorbereitete Angaben können Sie auch bei bereits markierten Schritten prüfen.

1. Betrieb prüfen und weitere Standorte einrichten: Der erste Betrieb ist bereits angelegt. Prüfe ihn unter Verwaltung → Betriebe & Lagerorte; ergänze bei Bedarf Betriebe oder Zentrallager. Oben wählst du unter Betrieb den Arbeitsbereich.

2. Lagerorte und Fächer zuordnen: Unter Lagerorte die vorbereiteten Lagerorte, Temperaturen und Fächer prüfen. Unter Verwaltung → Betriebe & Lagerorte jeden Lagerort dem richtigen Betrieb zuordnen.

3. Kategorien prüfen oder anlegen: Unter Produkte die Kategorien öffnen, Standardkategorien prüfen, eigene ergänzen und die Auswahl bestätigen.

4. Lieferanten erfassen: Unter Einkauf die Lieferanten für Warenannahme und Bestellungen erfassen. Bei ausschliesslicher Eigenproduktion ist kein Lieferant erforderlich.

5. Produkte anlegen oder importieren: Unter Produkte manuell erfassen oder CSV/Excel importieren. Kategorie, Lieferant, Lagerort, Mengen- und Verpackungseinheiten, Preis sowie Mindest- und Zielbestand prüfen.

6. Mitarbeiter und Zugriffsrechte einrichten: Unter Verwaltung persönliche PIN-Zugänge und Rollen anlegen; Betriebe, Lagerorte, Funktionen und sichtbare Preise passend freigeben. Jeder Mitarbeiter verwendet eine eigene PIN.

7. Anfangsbestand erfassen: Vorhandene Ware einmal je Betrieb, Lagerort und Produkt erfassen, zum Beispiel über Bestand erfassen unter Betriebe & Lagerorte. Neue Lieferungen über Warenannahme buchen.

8. Tabletmodus bei Bedarf einrichten (Optional): Optional für ein festes gemeinsames Gerät: Erst nach Einrichtung der Betriebe, Lagerorte und PINs unter Verwaltung → Tabletmodus aktivieren. Der Inhaber bestätigt mit seinem Kontopasswort.

9. Erste Inventur abschließen: Unter Inventur die tatsächlich vorhandenen Mengen je Betrieb und Lagerort zählen, Differenzen prüfen und die Inventur abschliessen.

Die reguläre Testphase beginnt mit dem ersten Betrieb und dauert 14 Tage. In dieser Zeit sind alle Funktionen und Zusatzmodule freigeschaltet. Für den Start ist keine Zahlungs- oder Bankverbindung erforderlich. Ohne ausdrücklich vereinbarte Umwandlung entsteht nach Ablauf keine automatische Belastung; für die weitere Nutzung wählen Sie einen Tarif.

Sie wählen einen Grundtarif und die benötigten Zusatzmodule. Aktuelle Preise, Leistungsgrenzen und Zahlungsoptionen werden in der Tarifübersicht und beim Abschluss angezeigt. Massgeblich sind das bestätigte Angebot und der Zahlungsablauf. Die Freischaltung erfolgt nach bestätigter Zahlung beziehungsweise gemäss vereinbarter Lizenz. Weitere Module können über den Verwaltungsbereich angefragt werden. Persönliche Rechnungs- und Zahlungsfragen beantwortet der Support; die ActivGoods-Hilfe kann Ihren Kontostatus nicht prüfen.

Ja. Mit dem passenden Tarif oder Zusatzmodul führt ein Unternehmen mehrere eigenständige Betriebe und Zentrallager. Unter Verwaltung → Betriebe & Lagerorte richten Sie Standorte und Lagerorte ein. In der Kopfzeile gibt es nur die Auswahl Betrieb; bei einem einzigen Arbeitsbereich wird dessen Name angezeigt. Bei mehreren Unternehmen sind die freigegebenen Betriebe in dieser Auswahl nach Unternehmen gruppiert. Bestände, Bestellungen, Inventuren und Zugriffsrechte werden je Betrieb geführt. Gemeinsame Produktstammdaten bleiben im Unternehmen verfügbar. Jede Warenausgabe erhält einen Beleg mit Menge, Preis und Charge. Bis der Zielbetrieb den Empfang bestätigt, bleibt die Ware unterwegs. Bestätigte Lieferungen werden nach Empfangsmonat, Absender, Empfänger und Währung zu einer Monatsabrechnung zusammengefasst. Bei Betrieben desselben Unternehmens ist das eine interne Verrechnung.

Der Inhaber richtet unter Verwaltung → Tabletmodus das Gerät für einen Betrieb und Lagerort ein und bestätigt mit seinem Kontopasswort. Danach endet die Kontoanmeldung auf diesem Gerät. Vor dem persönlichen PIN bleiben Bestände, Preise und Verwaltung gesperrt. Nach dem PIN öffnen sich nur die persönlich freigegebenen Funktionen am festen Standort. Jede bestätigte Position wird sofort unter dem angemeldeten Mitarbeiter gebucht. Mehrere Artikel können nacheinander erfasst werden; danach führt Vorgang abschliessen wieder zur PIN-Anmeldung. Mitarbeiter wechseln und die automatische Sperre bei Inaktivität schützen den nächsten Vorgang. Standard sind 60 Sekunden, einstellbar auf 30, 60, 120 oder 300 Sekunden. Nur der Inhaber kann den Tabletmodus beenden oder das Gerät aus seinem Konto deaktivieren. Jeder Mitarbeiter benötigt einen eindeutigen persönlichen PIN.

Sie können Produkte, Kategorien, Einheiten, Chargen und Lagerorte verwalten, Ein-, Aus- und Umlagerungen buchen, Mindest- und Zielbestände festlegen, Inventuren durchführen und Warnungen prüfen. Jede Warenbewegung wird im Verlauf mit Zeit, Art und ausführender Person nachvollziehbar protokolliert.

Ja, sobald ein Code einem Produkt zugeordnet ist. EAN/GTIN, Lieferanten-Artikelnummern sowie Codes für Einzel- und Einkaufseinheiten können manuell erfasst oder per Produktliste importiert werden. Beim Scan findet ActivGoods das zugeordnete Produkt; für Produkte ohne vorhandenen Code kann ein interner QR-Code erstellt werden.

Ja. Für ein Produkt lassen sich Basiseinheit, Verpackungseinheit, Einkaufseinheit und Umrechnungsfaktoren definieren. So kann zum Beispiel ein Karton mit zwölf Ein-Liter-Packungen vollständig eingelagert und später liter- oder packungsweise ausgebucht werden.

ActivGoods erstellt aus Mindest- und Zielbeständen Bestellvorschläge, verwaltet Lieferanten, offene Bestellungen, Teillieferungen und die Bestellhistorie. Der Versand kann über das Activgastro-Systempostfach oder – mit dem E-Mail-Modul – über das eigene Gmail-, Google-Workspace-, Outlook- oder Microsoft-365-Postfach erfolgen. ActivGoods benötigt dafür nur die freigegebene Sendeberechtigung und liest nicht das Postfach.

QR- und Barcodes verbessern die Nachverfolgbarkeit, sind aber keine Ortungssender. ActivGoods dokumentiert gescannte und manuelle Warenbewegungen, Mitarbeitende, Mengen und Zeitpunkte und macht Abweichungen bei Inventuren sichtbar. Eine Live-Ortung ausserhalb des Betriebs erfordert zusätzliche Technik wie RFID oder GPS und ist nicht Bestandteil der QR-Funktion.

Die Oberfläche und diese Informationsseiten stehen auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch bereit. Jeder Kundenbetrieb arbeitet in einem getrennten Datenbereich. Rollen und Mitarbeiter-PINs steuern den Zugriff; Nutzer sehen nur die Betriebe und Funktionen, für die sie berechtigt sind.

Die optionale ActivGoods-Hilfe erscheint im angemeldeten App-Bereich nach erfolgreicher Registrierung oder Anmeldung; auf einem eingerichteten Tablet erst nach der persönlichen PIN. Sie erklärt ActivGoods mit KI von OpenAI anhand derselben öffentlichen Hilfeinhalte wie diese Fragen & Antworten, auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch oder Spanisch. Sie zeigt passende Artikel und verweist bei fehlenden Informationen auf den Support. Sie hat keinen Zugriff auf Kundendaten, führt keine Änderungen aus und entscheidet nicht über die Sicherheit von Lebensmitteln. Vor der ersten Frage wird die Verarbeitung erklärt. Antworten können Fehler enthalten; wichtige Angaben sind zu prüfen. Beim Abmelden oder Sperren des Tablets verschwindet der Chat. Fragen & Antworten und Support bleiben ohne Anmeldung erreichbar.

Für Fragen zu Einrichtung, Tarifen, Modulen, Datenimport oder technischen Problemen schreiben Sie an info@activgastro.com. Nennen Sie dabei Ihren Unternehmensnamen, den betroffenen Betrieb und – ohne Passwörter oder geheime Schlüssel – eine kurze Beschreibung des Problems.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Food Waste.

1. Wählen Sie oben den Betrieb und öffnen Sie unter Kontrolle den Bereich Food Waste. Das Modul und Ihre PIN-Berechtigung müssen freigeschaltet sein. Die Analyse verwendet vorhandene Warenbuchungen, Chargen, abgeschlossene Inventuren und Warenannahmen.

2. Wählen Sie die letzten 30, 90 oder 365 Tage und bei Bedarf Aktualisieren. Bestätigte Verluste sind entsorgte Chargen sowie Auslagerungen mit dem Grund Bruch / Verlust. Küchenverbrauch, Service, Personalessen und normale Produktion werden dabei ausgeschlossen.

3. Prüfen Sie die Kennzahlen getrennt: Ungeklärte Differenzen stammen aus negativen Inventurdifferenzen. Lieferanten-Ablehnung zeigt abgelehnte Mengen der Warenannahme separat. Diese Positionen werden nicht zu den bestätigten Verlusten addiert.

4. Gefährdeter Warenwert betrachtet den aktuellen Bestand aktiver Chargen mit abgelaufener Frist oder einer Frist innerhalb der nächsten 14 Tage. Bei aufgetauten Chargen wird die gespeicherte Auftaufrist berücksichtigt. Dieser aktuelle Risikowert verwendet einen eigenen 14-Tage-Horizont, unabhängig vom gewählten historischen Zeitraum.

5. Öffnen Sie unten Gefährdete Chargen, Bestätigte Verluste, Inventurdifferenzen oder Ablehnungen. Dort stehen Produkt, Menge, Wert und je nach Ansicht Charge, Frist, Mitarbeiter und Buchungsnachweis. Die Entwicklung und die Produkt-Rangliste beziehen sich auf bestätigte Verlustkosten.

6. Um einen tatsächlichen Verlust zu erfassen, öffnen Sie Buchen, wählen Produkt, Menge und Einheit und buchen die Auslagerung mit Bruch / Verlust und einer Bemerkung. Eine entsorgte Auftaucharge wird über deren Verwerfen-Aktion erfasst. Danach die Analyse aktualisieren. Die Analyseansicht selbst bucht keine Ware aus.

Beispiel: 2 kg Bruch / Verlust zu einem gespeicherten Preis von 5 je kg ergeben einen bestätigten Verlustwert von 10 in der Betriebswährung. Ein Minus bei der Inventur bleibt separat ungeklärt; eine gefährdete Charge bleibt eine Risikoposition.

Wenn die Ansicht leer ist, prüfen Sie Betrieb, Zeitraum und tatsächlich erfasste Verlustbuchungen. Fehlende Geldwerte können an den Preis- und Warenwertrechten Ihrer PIN liegen. Tellerreste und Zubereitungsabfälle werden ohne passende Erfassung nicht automatisch gemessen. CSV und Drucken / PDF stehen in der Ansicht bereit. Fristwarnungen ersetzen keine fachliche Freigabe von Lebensmitteln.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Produkte.

1. Wählen Sie oben den richtigen Betrieb. Öffnen Sie Produkte und Neues Produkt. Sie benötigen Produkt-Bearbeitungsrechte; gemeinsame Stammdaten können zusätzlich unternehmensweite Rechte erfordern.

2. Geben Sie den Produktnamen ein und wählen Sie eine aktive Kategorie. Fehlt sie, verwenden Sie + Neue Kategorie, geben den Namen ein und bestätigen Anlegen. Ordnen Sie nach Bedarf Lieferant, Lieferanten-Artikelnummer und Barcodes zu.

3. Legen Sie Bestandseinheit und Verpackung fest, zum Beispiel Liter, Flasche und Karton. Tragen Sie Inhalt je Packung und Packungen je Einkaufseinheit ein. Wählen Sie die Einheiten für Bestellung, Mindest- und Zielbestand und prüfen Sie die angezeigte Preiseinheit.

4. Wählen Sie Lagerort und gegebenenfalls Bereich / Fach. Erfassen Sie die angezeigten Datums- und Haltbarkeitsfelder passend zur Lagerart und zu den Originalangaben. Beim Anlegen können Sie vorhandene Ware als Eröffnungsbestand mit Menge und Einheit dokumentieren; neue Lieferungen erfassen Sie über die Warenannahme.

5. Speichern Sie das Produkt und prüfen Sie die Produktliste und den Bestand am gewünschten Lagerort. Spätere Bestandsänderungen erfolgen über Warenbuchungen, Warenannahme, Produktion oder Inventur. Produkte mit Historie archivieren Sie, damit Belege und frühere Buchungen nachvollziehbar bleiben.

Falls Speichern scheitert, prüfen Sie aktive Kategorie, Pflichtfelder, eindeutige Codes, positive Umrechnungsfaktoren und das Produktlimit. Der Zielbestand muss mindestens dem Mindestbestand entsprechen. Archivierte Produkte zählen nicht als aktive Produkte im Tariflimit.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Produkte.

1. Öffnen Sie das Produkt zur Bearbeitung. Die Bestandseinheit ist die gemeinsame Rechengrösse für Lager und Rezepte, zum Beispiel kg, Liter oder Stück. Eigene Verpackungsnamen wie Flasche, Karton, Sack oder Palette geben Sie im Produktformular ein.

2. Erfassen Sie den Inhalt je Einzelpackung, die Anzahl Packungen je Einkaufseinheit und bei Bedarf Einkaufseinheiten je zusätzlicher Einheit. Beispiel: Bestandseinheit Liter, Flasche mit 1 Liter, Karton mit 12 Flaschen und Palette mit 40 Kartons ergeben 480 Liter je Palette.

3. Wählen Sie die angebotene Einheit für Bestellung, Mindestbestand, Zielbestand und Eröffnungsbestand. Die verfügbaren Einheiten ergeben sich aus Ihrer Verpackungskonfiguration. Erfassen Sie den Preis immer für die daneben angezeigte Preiseinheit und prüfen Sie die Umrechnung.

4. Beim Buchen wählen Sie die benötigte Einheit und Menge. Ein Karton aus dem Beispiel wird als 12 Liter verbucht, eine Flasche als 1 Liter. Der erkannte Barcode kann die passende Verpackungsstufe vorauswählen; Menge und Einheit müssen vor dem Bestätigen geprüft werden.

Falls Karton oder Palette nicht angeboten wird, vervollständigen Sie zuerst Namen und Umrechnungsfaktoren der Verpackungsstufen und speichern Sie das Produkt. Prüfen Sie Preis- und Bearbeitungsrechte, wenn Preise fehlen oder Felder gesperrt sind.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Produkte.

1. Öffnen Sie Produkte und den Import für CSV / Excel. Wählen Sie Ihre Datei direkt in der App aus. Die ActivGoods-Hilfe selbst kann Ihre Datei und Ihren Produktbestand nicht lesen oder importieren.

2. Prüfen Sie die erkannte Tabelle und ordnen Sie die angebotenen Spalten zu. Kontrollieren Sie besonders Produktname, Kategorie, Einheiten, Verpackungsfaktoren, Preise, Lieferanten und Codes anhand der Vorschau.

3. Wählen Sie die vorgesehenen Vorgaben für Lieferant und Lagerort. Legen Sie fest, ob vorhandene Produkte übersprungen oder mit den importierten Stammdaten aktualisiert werden sollen. Prüfen Sie eine kleine, eindeutige Liste vor einer grossen Übernahme.

4. Bestätigen Sie den Import und prüfen Sie die Zusammenfassung mit neu angelegten, aktualisierten und übersprungenen Produkten. Neue Produkte starten mit Bestand 0. Erfassen Sie vorhandene Mengen danach als Eröffnungsbestand oder über Bestand erfassen; neue Lieferungen über die Warenannahme.

Bei Fehlern prüfen Sie Spaltenzuordnung, doppelte oder bereits belegte Codes, Zahlenformate und das verbleibende Produktlimit. Ein Import unterstützt höchstens 2.000 Produktzeilen pro Vorgang. Produktimport benötigt passende Bearbeitungs- und Preisrechte sowie unternehmensweiten Zugriff.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Buchen.

1. Wählen Sie den Betrieb und melden Sie sich bei Bedarf mit Ihrer persönlichen PIN an. Öffnen Sie Buchen und suchen Sie das Produkt oder scannen Sie den hinterlegten Barcode / QR-Code mit der Kamera. Erlauben Sie den Kamerazugriff, wenn Sie scannen möchten.

2. Prüfen Sie das erkannte Produkt, die vorausgewählte Einheit und die Menge. Ein Barcode legt den Artikel fest; die ausgewählte Menge wird erst nach Ihrer Bestätigung gebucht. Ein unbekannter Code erfordert die Zuordnung im Produktstamm oder ein neues Produkt.

3. Für eine Auslagerung wählen Sie den tatsächlichen Entnahmegrund, zum Beispiel Küchenverbrauch oder Bruch / Verlust. Bei Bruch / Verlust oder Sonstiges ist eine Bemerkung nötig. Die App entnimmt aus verfügbaren Chargen nach der vorgesehenen FIFO-Logik; eine zu grosse Menge wird abgelehnt.

4. Für eine Einlagerung erfassen Sie die verlangten Chargen- und Datumsangaben. Bei Tiefkühlware unterscheiden Sie tiefgekühlte Lieferung und eigenes Einfrieren. Für einen Lieferanteneingang mit Kontrolle verwenden Sie Warenannahme; ein Warenwechsel zwischen Betrieben erfolgt über Ware verschieben.

5. Bestätigen Sie einmal und kontrollieren Sie die Erfolgsmeldung, den neuen Bestand und den Eintrag im Verlauf. Die Buchung wird dem angemeldeten Mitarbeiter zugeordnet. Auf einem gemeinsamen Tablet bleibt jede bestätigte Position gespeichert; zum Abschluss wählen Sie Vorgang abschliessen.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Haltbarkeit.

1. Prüfen Sie im Produkt den Lagerort, die Lagerart und die gespeicherten Haltbarkeitseinstellungen. Für die Berechnung gelten das gewählte Betriebsland und die freigegebenen Regeln beziehungsweise die dokumentierten Produkteinstellungen.

2. Erfassen Sie beim Einlagern die Charge und die Originaldaten. Bei bereits tiefgekühlt gelieferter Ware erfassen Sie das tatsächliche Herstellerdatum. Beim eigenen Einfrieren erfassen Sie das tatsächliche Einfrierdatum und die benötigten Originalangaben. Diese beiden Abläufe dürfen nicht vertauscht werden.

3. Öffnen Sie die Charge zum Auftauen und verwenden Sie die dortige Auftauen-Aktion. Die App führt den Chargenstatus und die hinterlegte Verbrauchsfrist nach dem Auftauen weiter. Prüfen Sie die angezeigten Daten und dokumentieren Sie den tatsächlichen Vorgang.

4. Erfassen Sie Verbrauch oder Verwerfen über die vorgesehene Chargenaktion. Entsorgte Mengen erscheinen in der Verlustauswertung. Warnungen und Food Waste zeigen gespeicherte Fristen und gefährdete Chargen; Änderungen müssen als tatsächliche Waren- oder Chargenbuchung bestätigt werden.

Die Hilfe kann die Bedienung erklären und gespeicherte Berechnungsgrundlagen beschreiben. Ob ein Lebensmittel verwendet werden darf oder welche neue Frist fachlich gilt, beurteilen die verantwortlichen Fachpersonen anhand der Originalkennzeichnung und des betrieblichen Konzepts.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Betriebe & Lagerorte.

1. Öffnen Sie unter Verwaltung den Bereich Betriebe & Lagerorte und Betrieb & Lagerort hinzufügen. Wählen Sie Neuen Betrieb anlegen oder Lagerort zu bestehendem Betrieb hinzufügen. Beim Lagerort wählen Sie den zugehörigen Betrieb, Namen und Lagerart. Ein neuer Betrieb kann auch als Zentrallager eingerichtet werden.

2. Öffnen Sie den Betrieb. Über Produkte übernehmen wählen Sie Stammdaten aus dem Katalog oder einem anderen Betrieb. Dabei werden keine Warenmengen übertragen. Bereits vorhandene, noch nicht erfasste Mengen tragen Sie beim Produkt über Bestand erfassen ein.

3. Für eine tatsächliche Übergabe wählen Sie beim Produkt Ware verschieben. Prüfen Sie Quellbetrieb, Quell-Lagerort, Zielbetrieb, Ziel-Lagerort, Menge und Einheit. Quelle und Ziel benötigen passende Lagerorte derselben Lagerart und verfügbaren Bestand.

4. Nach bestätigter Warenausgabe gibt es einen Lieferbeleg und den Status Unterwegs. Der Zielbetrieb prüft die Lieferung und wählt Empfang bestätigen. Damit wird der Zugang am Ziel bestätigt. Eine ausstehende Ausgabe kann mit der vorgesehenen Rücknahme-Aktion zurückgenommen werden.

5. In Monatsabrechnungen werden bestätigte Lieferungen nach Absender, Empfänger, Währung und Empfangsmonat zusammengefasst. Jede Lieferung wird einmal abgerechnet; die einzelnen Belege bleiben zugeordnet. Abgeschlossene Monate abrechnen verarbeitet nur vergangene Monate, der laufende Monat bleibt offen.

Fehlt ein Ziel-Lagerort, richten Sie zuerst dort dieselbe Lagerart ein. Fehlen Betriebe, Preise oder Rechnungen, prüfen Sie die persönlichen Standort-, Transfer-, Preis-, Warenwert- und Rechnungsrechte. Die Hilfe sieht Ihre tatsächlichen Lieferungen und Abrechnungen nicht.

Ein Grundbetrieb ist enthalten. Unter Verwaltung → weitere Betriebe wählen Sie die Anzahl zusätzlich gewünschter Betriebe oder Zentrallager. Jede neue Einheit kostet 19,90 USD pro Monat. Anzahl und Preis bleiben in Anfrage, Angebot und Rechnung sichtbar; die Freischaltung erfolgt nach bestätigter Zahlung. Bestehende individuelle Vereinbarungen werden nicht rückwirkend geändert.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Einkauf.

1. Öffnen Sie Einkauf, erfassen beziehungsweise prüfen Sie den Lieferanten mit seinen Kontaktdaten und ordnen Sie ihm die Produkte zu. Prüfen Sie den Betrieb und die Lagermengen, auf die Ihre Bestellung bezogen sein soll.

2. Stellen Sie die benötigten Produkte und Mengen in den vorgesehenen Bestelleinheiten zusammen. Öffnen Sie den Bestellentwurf und kontrollieren Sie Positionen, Mengen, Preise, Empfänger-E-Mail und Nachricht vor dem Versand.

3. Speichern Sie den Entwurf. Für den direkten E-Mail-Versand muss ein angebotener Versandweg eingerichtet sein und Ihre PIN das Versenden erlauben. Das Betriebs-Postfach wird unter Verwaltung verbunden; die erstmalige Google-/Microsoft-Verknüpfung erfordert das Kundenkonto.

4. Bestätigen Sie den Versand nach Prüfung. Die Bestellung wird mit PDF-Anhang über den eingerichteten Versandweg gesendet. Alternativ laden Sie das PDF herunter. Bei unklarem Versandstatus prüfen Sie zuerst das Gesendet-Postfach, bevor Sie dieselbe Bestellung erneut auslösen.

Eine Bestellung dokumentiert die Anforderung beim Lieferanten. Der Bestand steigt erst durch die bestätigte Warenannahme der tatsächlich angenommenen Mengen. Archivierung und Löschfristen der Bestellungen werden in der dafür vorgesehenen Verwaltung eingestellt.

Bestellung direkt löschen: Unter Einkauf → Aktive Bestellungen verwenden Inhaber oder Admin mit Löschrecht das kleine Papierkorbsymbol neben Archivieren. Es wird beim Darüberfahren rot. Im Bestellarchiv steht es neben Wiederherstellen. Bestätigen Sie mit dem exakt verlangten Text und der Bestellnummer. Eine vorherige Archivierung ist nicht nötig. Bestelldaten und Versandkopien werden entfernt; Warenannahmen, Bestände, Audit und Sicherungen bleiben erhalten. Während eines laufenden Versands ist Löschen gesperrt. Eine bereits versendete Bestellung müssen Sie separat beim Lieferanten stornieren.

Offene Restmenge nicht mehr gewünscht: Stimmen Sie dies mit dem Lieferanten ab. Öffnen Sie in Einkauf die Bestellung und wählen Sie bei der betreffenden Position Restmenge stornieren. Prüfen Sie die angezeigte Restmenge, tragen Sie den Stornierungsgrund ein und bestätigen Sie Restmenge verbindlich stornieren. Datum und verantwortliche Person werden automatisch gespeichert. Ursprüngliche Bestellung, Lieferbelege und Bestand bleiben erhalten. Weitere Positionen bleiben offen; sind alle Mengen geliefert oder erledigt, lautet der Status Abgeschlossen – teilweise geliefert beziehungsweise Storniert. Nachricht an den Lieferanten sowie Rechnungskorrektur oder Gutschrift werden separat abgewickelt.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Warenannahme.

1. Öffnen Sie Warenannahme oder die Warenannahme zur vorhandenen Bestellung im Einkauf. Sie können den Lieferschein scannen beziehungsweise hochladen, sofern die Funktion angeboten wird. Prüfen Sie erkannte Produkte, Einheiten, Preise und Mengen vor der Übernahme.

2. Prüfen Sie Lieferant, Datum und Lieferscheinreferenz. Ordnen Sie jede Position einem Produkt und dem tatsächlichen Lagerort zu. Ein unbekanntes Produkt kann bei entsprechender Berechtigung direkt in der Warenannahme angelegt werden und startet vor Abschluss der Kontrolle mit Bestand 0.

3. Erfassen Sie tatsächlich gelieferte, angenommene und abgelehnte Mengen. Dokumentieren Sie die vorgesehenen Kontrollfelder zu Verpackung, sensorischer Prüfung, Temperatur und Abweichungen. Hinterlegen Sie Charge und Originaldaten; für Tiefkühlware wählen Sie die passende Erfassungsart.

4. Prüfen Sie alles und bestätigen Sie die Warenannahme. Nur angenommene Mengen werden eingebucht. Die Kontrolle bleibt als Nachweis gespeichert; bei zugeordnetem Original-Lieferschein können Sie ihn später über den entsprechenden Beleg öffnen.

Wenn die Übernahme eines Scans abgelehnt wird, prüfen Sie unbekannte Artikel, unpassende Einheiten und widersprüchliche Preise. Die App benötigt eine bestätigte Produktzuordnung und passende Rechte. Die Kontrolle der Ware und ihrer tatsächlichen Verwendbarkeit bleibt beim verantwortlichen Betrieb.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Einkauf.

1. Öffnen Sie im Einkauf Einkäufe & Retouren und wählen Sie den passenden Wareneingang beziehungsweise die Retourenposition. Prüfen Sie Lieferant, Produkt, Menge und den ursprünglichen Nachweis.

2. Unterscheiden Sie bei der Annahme abgelehnte Ware und eine spätere Rücksendung bereits eingelagerter Ware. Für eine tatsächliche Rücksendung erfassen Sie die betroffene Menge und den Grund. Eine bestandswirksame Rücksendung reduziert den verfügbaren Bestand einmal.

3. Dokumentieren Sie Rücksende-Referenz und den erwarteten Gutschriftswert in den angebotenen Feldern. Verfolgen Sie anschliessend den tatsächlichen Gutschrifts- oder Erstattungsstand anhand des Lieferantenbelegs.

4. Erfassen Sie die tatsächlich erhaltene Gutschrift beziehungsweise Rückzahlung mit Belegnummer, Datum und Betrag, soweit die Ansicht diese Felder anbietet. Der finanzielle Abschluss einer bereits gebuchten Retoure verändert den Lagerbestand nicht erneut.

Die App verfolgt erwartete und erfasste Beträge und Nachweise. Sie löst dadurch keine Bankrückzahlung aus. Ob ein konkreter Lieferant bereits bezahlt hat, prüfen Sie anhand Ihrer Belege und Kontobewegungen; diese Daten sind für die Hilfe nicht einsehbar.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Inventur.

1. Öffnen Sie Inventur, prüfen Sie den gewählten Betrieb und wählen Sie den Lagerort. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein, zum Beispiel Trockenlager Monatsende. Prüfen Sie die angezeigte Einheit jedes Produkts.

2. Tragen Sie unter Gezählt die tatsächlich vorhandene Menge ein. Eine bewusste Null bedeutet Bestand 0; ein leeres Feld ist keine eingegebene Zählmenge. Verwenden Sie keine negativen Mengen und prüfen Sie Abweichungen zum Systembestand.

3. Mit Entwurf speichern sichern Sie die Zählung zur späteren Prüfung. Der Bestand bleibt dabei unverändert. Unter Gespeicherte Zählungen können Sie den Entwurf wieder öffnen. Ohne Korrekturrecht geben Sie die gespeicherte Zählung an die berechtigte Betriebsleitung weiter.

4. Mit dem entsprechenden Recht wählen Sie Inventur abschliessen & Bestand korrigieren und bestätigen die Rückfrage. Die eingegebenen Zählmengen werden als Inventur dokumentiert und der Bestand entsprechend korrigiert. Prüfen Sie danach den gespeicherten Nachweis und die Lagerwerte.

5. Exportieren Sie die Zählung bei Bedarf mit dem Exportrecht. Negative Differenzen abgeschlossener Inventuren erscheinen bei Food Waste separat als ungeklärte Inventurdifferenzen. Sie werden dadurch nicht automatisch als bestätigte Entsorgung eingestuft.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Eigenproduktion.

1. Öffnen Sie Produktion und das Formular für ein eigenes Produkt. Erfassen Sie Produktname, Kategorie, Ausbeute und Einheit sowie bei Bedarf die Anleitung. Die Ausbeute beschreibt die fertige Menge eines Rezeptansatzes.

2. Wählen Sie vorhandene Produkte als Zutaten und erfassen Sie deren Mengen in den angezeigten Einheiten. Prüfen Sie die Mengen für den ganzen Rezeptansatz. Die App verwendet gespeicherte Einkaufspreise zur Kostenberechnung.

3. Prüfen Sie Zutatenkosten und Kosten pro Portion beziehungsweise Ausgabeeinheit. Die Kalkulation kann Verkaufspreis, Ziel-Wareneinsatz und den eingegebenen Steuersatz berücksichtigen. Das sind Rechenwerte für Ihre Produkte und keine steuerliche Beurteilung durch die Hilfe.

4. Speichern Sie das Rezept. Zum tatsächlichen Produzieren wählen Sie die Produktionsaktion und geben die wirklich hergestellte Menge und die verlangten Daten ein. Die App rechnet den Zutatenbedarf auf diese Menge um und prüft verfügbare Zutatenchargen.

5. Nach Bestätigung werden Zutatenverbrauch und fertige Produktionscharge verbucht. Prüfen Sie Bestand und Verlauf. Fehlen Zutaten oder ein geeigneter freigegebener Lagerort, prüfen Sie diese Voraussetzungen vor einer erneuten Buchung. Normale Produktion zählt nicht als bestätigter Food-Waste-Verlust.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Verwaltung.

1. Das Kundenkonto wird mit E-Mail und Kontopasswort angemeldet. Unter Verwaltung → Mitarbeiter & Zugriffsrechte legen Berechtigte persönliche PIN-Zugänge an und vergeben Aufgaben, Lese-/Bearbeitungsrechte und freigegebene Betriebe und Lagerorte.

2. Vergeben Sie für jeden Mitarbeiter einen eindeutigen eigenen PIN. Preisansicht, Warenwerte, Export, Versand, Umlagerung, Inventurkorrektur, Rechnungen und Benutzerverwaltung haben zusätzliche Rechte. Ein Mitarbeiter kann nur innerhalb seiner erteilten Rechte arbeiten.

3. Für ein festes gemeinsames Tablet richtet der Inhaber unter Verwaltung → Tabletmodus Betrieb, Lagerort und Sperrfrist ein und bestätigt mit seinem Kontopasswort. Zuvor muss mindestens ein aktiver PIN für diesen Standort vorhanden sein. Die Kontoanmeldung auf dem Tablet wird beendet.

4. Mitarbeiter öffnen die App danach mit ihrer PIN. Der Tabletmodus ist in allen gebuchten Modulen enthalten; persönliche Rechte bestimmen die Funktionen. Warenbuchungen bleiben am festen Standort. Unternehmensweite Verwaltung benötigt zusätzlich die entsprechenden persönlichen Rechte für das ganze Unternehmen.

5. Mit Vorgang abschliessen oder Mitarbeiter wechseln wird wieder gesperrt. Bestätigte Änderungen bleiben gespeichert. Die automatische Sperre greift nach der eingestellten Inaktivität, standardmässig 60 Sekunden. Der nächste Mitarbeiter meldet sich mit seiner eigenen PIN an; nur der Inhaber kann das Gerät mit seinen Kontodaten aus dem Tabletmodus nehmen.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Verwaltung.

1. Öffnen Sie Start für die freigeschalteten Kennzahlen oder Verlauf für die Warenbewegungen. Prüfen Sie zuerst den gewählten Betrieb und Ihre Standortrechte. Im Verlauf finden Sie Datum, Produkt, Art, Menge, Mitarbeiter und Buchungsnachweis.

2. Mit dem Berichtsmodul und den erforderlichen Rechten stehen in Verwaltung Exporte für Produkte, Bewegungen und Bestellungen sowie Inventarberichte bereit. Weitere Auswertungen wie die Jahresauswertung hängen von freigeschaltetem Bereich und gewähltem Unternehmensumfang ab.

3. Wählen Sie die angebotenen Filter und laden Sie Excel (CSV) herunter oder verwenden Sie Drucken / PDF. Ein ausgeblendeter Geldwert kann durch fehlende Preis- oder Warenwertrechte entstehen. Für unternehmensweiten Systemaudit und Sicherungen ist entsprechender Gesamtzugriff erforderlich.

4. Unter Verwaltung → Datensicherung sehen Berechtigte die vorhandenen Sicherungen und können eine zusätzliche Sicherung erstellen. JSON ist die angebotene Sicherungsdatei; sie ist etwas anderes als ein CSV-Bericht. Bewahren Sie heruntergeladene Betriebsdaten geschützt auf.

5. Eine Wiederherstellung ersetzt die betroffenen aktuellen Betriebsdaten und verlangt eine ausdrückliche Bestätigung; davor wird ein Wiederherstellungspunkt angelegt. Prüfen Sie Datum und Umfang mit der verantwortlichen Administration. Die ActivGoods-Hilfe selbst führt keine Sicherung, Wiederherstellung oder Datenänderung aus.

Öffnen Sie Konto & Daten. Beim gewünschten Betrieb führt Betriebsdaten & Originalbelege (ZIP) zum geschützten Export mit Daten, PDF-/Bildoriginalen und Prüfsummenverzeichnis. Erforderlich sind vollständige Export-, Personal- und Finanzrechte. Das Sicherungsmodul muss dafür nicht gebucht sein. Die normale JSON-Sicherung enthält Belegverweise, keine Originaldateien. Nach einem bestätigten Vertragsende zeigt der Bereich die 30-tägige Exportfrist an; danach werden Betriebsdaten und Originale täglich bereinigt. Pausieren, Archivieren und reine Zahlungsstörungen lösen keine Vertragslöschung aus. Fehlt ein Original oder stimmt eine Prüfsumme nicht, muss der Bestand geprüft werden; ein unvollständiger Download gilt nicht als vollständiger Export.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Rechnungen scannen & prüfen.

Das Modul Rechnungen scannen & prüfen ist in Multi und Enterprise enthalten. Für Essential und Professional ist es einzeln für 10,00 USD pro Monat unter Verwaltung auswählbar. In der aktiven 14-Tage-Testphase ist es freigeschaltet. Für den Lieferscheinabgleich benötigen Sie erfasste Warenannahmen.

Einzelbuchung: Melden Sie sich als Inhaber an und öffnen Sie Verwaltung → Rechnungsmodul mit Stripe buchen. Das Modul hat ein eigenes Monatsabo, auch bei jährlichem Grundtarif. Nach bestätigter Zahlung erfolgt die Freischaltung automatisch. Zahlung und Abo verwalten öffnet das Stripe-Kundenportal; Rechnungsmodul kündigen beendet nur das Modul zum Ende des bezahlten Monats. Bei einem Wechsel zu Multi oder Enterprise wird die separate Verlängerung beendet. Nach einer fehlgeschlagenen Verlängerung erhalten Kunden mit bereits bezahlter Modulrechnung mindestens sieben Tage Mahnfrist; weitere Versuche starten die Frist nicht neu. Eine unbezahlte Erstbuchung schaltet das Modul nicht frei.

Gespeicherte Rechnung finden: Öffnen Sie Rechnungen scannen & prüfen → Rechnungen suchen. Die Suchleiste wird direkt beim Öffnen angezeigt. Suchen Sie nach Rechnungsnummer, Lieferant, Lieferscheinnummer, Produkt oder Dateiname. Ohne Zeitraum werden alle gespeicherten Rechnungen und Gutschriften Ihrer freigegebenen Betriebe durchsucht, auch aus früheren Monaten. Der Button Suchen steht rechts oberhalb von Filter zurücksetzen und berücksichtigt alle gewählten Filter. Ein Klick oder die Eingabetaste startet die Suche sofort; auch während der Eingabe wird gesucht. In der Lieferscheinsuche unter Einkauf → Einkäufe & Retouren steht derselbe Suchen-Button. Von/Bis grenzt das Rechnungsdatum ein; Betrieb, Lieferant und Prüfstatus lassen sich zusätzlich filtern. Bei mehr als 25 Treffern blättern Sie mit Nächste Seite. Original öffnen zeigt den gespeicherten PDF- oder Bildbeleg. Filter zurücksetzen leert die Suche im ausgewählten Betrieb. Die Monatsübersicht behält ihren eigenen Abrechnungsmonat.

1. Öffnen Sie im App-Menü Rechnungen scannen & prüfen oder im Einkauf Rechnungen & Monatsübersicht. Für die Monatsauswertung wählen Sie den Reiter Monatsübersicht und dann Monat, Betrieb oder alle freigegebenen Betriebe sowie einen Lieferanten oder Alle Lieferanten. Die Monatstabelle zeigt eine Zeile je Lieferant und eine Gesamtsumme je Währung. Über Verwaltung ist die Übersicht mit freigeschaltetem Modul und den erforderlichen Rechnungs- und Finanzrechten ebenfalls erreichbar.

2. Wareneinkauf nach Retouren berücksichtigt tatsächlich angenommene Waren zu den gespeicherten Einkaufspreisen und Warenretouren aus dem Lager. Bei Annahme abgelehnte Ware erhöht den Einkauf nicht. Depot wird separat ausgewiesen. Rechnungen inklusive Gutschriften folgen dem ausgewählten Abrechnungsmonat. Einkauf und Rechnungssumme werden nicht addiert; unterschiedliche Währungen werden nicht umgerechnet. Excel (CSV) und Drucken / PDF exportieren die Auswahl.

3. Wählen Sie Rechnung scannen oder Kamera. PDF bis 20 Seiten sowie JPG, PNG und WebP bis 10 MB werden auf dem Gerät erkannt. Prüfen Sie das Original, Lieferant, Betrieb, Nummer, Datum, Abrechnungsmonat, Währung, Preisbasis, Steuer, Rundung und jede Position. Eine Gutschrift erhält negative Gesamtsumme und passende Gutschriftspositionen. Unsichere Erkennung erfordert manuelle Korrektur; die App ersetzt Rechnungspreise nicht durch Produktstammpreise.

4. Mit Belege vorschlagen werden passende Warenannahmen, Depots und Rückgaben vorgeschlagen. Unter Belege zuordnen können Sie mehrere Lieferscheine je Rechnungsposition und die jeweilige Menge zuweisen. Bei anderen Verpackungseinheiten geben Sie die geprüfte Umrechnung an. Nachlieferungen und ältere Lieferscheine bleiben zuordenbar. Menge, Preis, Einheit, Gesamtbetrag und bereits verwendete Belegmengen werden geprüft; Zusatzkosten und Rabatte brauchen eine Begründung.

5. Speichern Sie den Entwurf. Stimmt überein, Abweichung und Zuordnung fehlt zeigen das Ergebnis je Position. Bestätigen Sie die Prüfung der erkannten Angaben und verwenden Sie Speichern & Prüfung bestätigen erst nach Klärung aller Differenzen. In Klärung und Aus Prüfung genommen benötigen eine Begründung. Freigegebene Vergleiche bleiben mit dem Original und den Lieferbelegen nachvollziehbar gespeichert. Die Prüfung bucht keine Waren neu und sendet keine Nachricht an den Lieferanten.

6. Leergut & Depotkonto zeigt den aktuellen Gebindebestand, gebundenes Depot und erwartete, bestätigte sowie fehlende Gutschriften getrennt nach Lieferant, Gebindeart und Währung. Nach einer freigegebenen Depotgutschrift öffnen Sie die Belegzuordnung und Depotgutschrift abgleichen. Geben Sie den insgesamt bestätigten Betrag inklusive früherer Teilgutschriften ein. Dieser Gesamtstand wird ersetzt und nicht nochmals addiert. Beispiel: 10 Kisten à 5, davon 6 zurück und 20 gutgeschrieben: 4 Kisten bzw. 20 Depot bleiben im Betrieb; weitere 10 Gutschrift fehlen.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Warenannahme.

1. Öffnen Sie im Einkauf die ursprüngliche aktive Bestellung und In Warenannahme kontrollieren. Unter Empfangen tragen Sie nur die tatsächlich eingetroffene Menge ein, auch wenn auf dem Lieferschein mehr steht. Bei einem ganz fehlenden Artikel tragen Sie 0 ein. Prüfen Sie auch die vorausgefüllten Mengen der übrigen Positionen.

2. Abgelehnt bedeutet tatsächlich eingetroffene, aber zurückgewiesene Ware. Eine nicht gelieferte Menge ist keine Ablehnung und keine Warenretoure. Bestand entsteht nur aus Empfangen minus Abgelehnt bei bestandener Kontrolle. Die übrige Bestellmenge bleibt offen; eine Fehlmenge erzeugt keine automatische Gutschrift.

3. Bewahren Sie den Original-Lieferschein auf, dokumentieren Sie die Fehlmenge in der Zusätzlichen Bemerkung der Kontrolle und klären Sie sie mit dem Lieferanten. Ist überhaupt keine Ware eingetroffen, bleibt die Bestellung offen: Die App verlangt mindestens eine empfangene Menge für eine Warenannahme. Buchen Sie keine erfundene Lieferung.

4. Trifft die Restmenge später ein, öffnen Sie dieselbe Bestellung erneut zur Warenannahme und erfassen nur diese neue Lieferung. Ohne neuen Papierbeleg geben Sie im Pflichtfeld Lieferschein-Nr. die ursprüngliche Referenz mit einem eindeutigen Nachlieferungsvermerk ein; erläutern Sie den Vorgang in der Bemerkung. Führen Sie die neue Kontrolle mit Signum und tatsächlichen Warendaten durch. Der ursprüngliche Scan ist kein neuer Lieferbeleg.

5. Wünschen Sie den offenen Rest nicht mehr, stimmen Sie dies mit dem Lieferanten ab und wählen bei der Bestellposition Restmenge stornieren. Diese Funktion erledigt die gesamte angezeigte Restmenge der Position mit Begründung. Sie versendet keine Lieferantennachricht und erstellt keine Rechnungskorrektur. Für später erneut gewünschte Ware ist eine neue Bestellung nötig.

Beispiel: Bestellt sind 10, zuerst kommen 8 und später 2. Erfassen Sie zwei Kontrollen mit 8 und 2, insgesamt 10. Die Monatsübersicht zählt jede Annahme im tatsächlichen Empfangsmonat. Bei der Rechnungsprüfung ordnen Sie beide Kontrollen zu; nur auf Papier aufgeführte, nicht angenommene Ware darf nicht als gelieferter Bestand ausgeglichen werden.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Einkauf.

1. In Einkauf → Aktive Bestellungen verschiebt Archivieren die Bestellung ins Bestellarchiv. Bestellung und Nachweise bleiben erhalten. Im Bestellarchiv bringt Wiederherstellen sie zurück. Eine archivierte offene Bestellung muss vor einer weiteren Warenannahme wiederhergestellt werden. Archivieren storniert keine Bestellung beim Lieferanten.

2. Für endgültiges Löschen steht ein kleines Papierkorbsymbol direkt neben Archivieren; im Archiv steht es neben Wiederherstellen. Beim Darüberfahren wird es rot. Inhaber oder Admin benötigen zusätzlich die passenden Einkaufs-, Lösch- und Standortrechte. Auch eine aktive Bestellung lässt sich so direkt löschen, ohne sie zuerst zu archivieren.

3. Prüfen Sie die Rückfrage und geben Sie den dort verlangten Bestätigungstext mit der Bestellnummer exakt ein. Bestellpositionen und Versandkopien werden aus den Bestelldaten entfernt. Warenannahmen, Lagerbestände, Auditnachweise und vorhandene Sicherungen bleiben erhalten. Wiederherstellen im Bestellarchiv macht eine endgültige Löschung nicht rückgängig.

4. Während eines laufenden Versands ist Löschen gesperrt. Wurde die Bestellung bereits versendet, löscht die Aktion weder die E-Mail beim Empfänger noch storniert sie beim Lieferanten. Klären Sie die tatsächliche Stornierung separat. Bei einer inzwischen geänderten Bestellung laden Sie den aktuellen Stand neu und prüfen erneut.

5. Sollen nur noch offene Liefermengen entfallen, nutzen Sie nach Absprache Restmenge stornieren an der betreffenden Position statt die ganze Bestellung zu löschen. Gespeichert werden die gesamte offene Restmenge, Grund, Zeitpunkt und verantwortliche Person. Bereits angenommene Ware und andere offene Positionen bleiben erhalten; eine stornierte Position kann nicht erneut beliefert werden.

6. Die automatische Löschfrist stellen Berechtigte im Bestellarchiv ein: nie, 1 Woche oder 1, 3, 6 beziehungsweise 12 Monate. Sie beginnt mit der Archivierung und greift beim ersten App-Aufruf nach Fristablauf. Diese Regel betrifft nur archivierte Bestellungen. Sie versendet weder eine Stornierung noch eine Gutschrift.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Rechnungen scannen & prüfen.

Das Modul Rechnungen scannen & prüfen ist in Multi und Enterprise enthalten. Für Essential und Professional ist es einzeln für 10,00 USD pro Monat unter Verwaltung auswählbar. In der aktiven 14-Tage-Testphase ist es freigeschaltet. Für den Lieferscheinabgleich benötigen Sie erfasste Warenannahmen.

Einzelbuchung: Melden Sie sich als Inhaber an und öffnen Sie Verwaltung → Rechnungsmodul mit Stripe buchen. Das Modul hat ein eigenes Monatsabo, auch bei jährlichem Grundtarif. Nach bestätigter Zahlung erfolgt die Freischaltung automatisch. Zahlung und Abo verwalten öffnet das Stripe-Kundenportal; Rechnungsmodul kündigen beendet nur das Modul zum Ende des bezahlten Monats. Bei einem Wechsel zu Multi oder Enterprise wird die separate Verlängerung beendet. Nach einer fehlgeschlagenen Verlängerung erhalten Kunden mit bereits bezahlter Modulrechnung mindestens sieben Tage Mahnfrist; weitere Versuche starten die Frist nicht neu. Eine unbezahlte Erstbuchung schaltet das Modul nicht frei.

1. Öffnen Sie Rechnungen scannen & prüfen im App-Menü und dann Monatsübersicht. Alternativ verwenden Sie den Zugang im Einkauf. Wählen Sie Monat, Betrieb oder Alle freigegebenen Betriebe sowie einen Lieferanten oder Alle Lieferanten. Die Tabelle zeigt eine Zeile je Lieferant und Gesamtsummen je Währung; mit einem Klick auf einen Lieferanten schränken Sie die Auswahl ein.

2. Wareneinkauf nach Retouren ist der Wert tatsächlich angenommener Ware zu den gespeicherten Annahmepreisen minus Warenretouren aus dem Lager im gewählten Monat. Bestellungen ohne Warenannahme und bei der Kontrolle abgelehnte Ware erhöhen diesen Wert nicht. Nachlieferungen zählen im Monat ihrer tatsächlichen Annahme.

3. Rechnungen inkl. Gutschriften folgen dagegen dem bei der Rechnung gespeicherten Abrechnungsmonat. Davon geprüft und freigegeben ist nur der bestätigte Anteil. Waren ohne freigegebene Rechnung weist noch nicht durch freigegebene Belegzuordnung gedeckte Ware aus. Addieren Sie Rechnungsbetrag und Wareneinkauf nicht: Es sind zwei verschiedene Sichten auf den Einkauf.

4. Leergut und Depotbelastungen beziehungsweise erwartete Depotgutschriften werden separat geführt und nicht als Warenverbrauch gerechnet. Die Ansicht Leergut & Depotkonto zeigt den aktuellen Bestand und Gutschriftsstand, keinen historischen Bankkontostand zum gewählten Monatsende. Verschiedene Währungen bleiben getrennt.

5. Exportieren Sie die gewählten Filter mit Excel (CSV) oder Drucken / PDF. Die Monatsgrenze richtet sich nach der im Browser eingestellten Zeitzone, auch beim CSV-Download. Der laufende Monat ist vorläufig. Beispiel: Im Monat werden Waren für 1.000 angenommen und Waren für 100 retourniert: Der Wareneinkauf nach Retouren beträgt 900, ohne Depot.

6. Fehlen Daten oder Geldwerte, prüfen Sie Betrieb, Monat, Währung, erfasste Warenannahmen und Ihre Rechnungs-, Preis- und Warenwertrechte. Lesen ist mit freigegebenem Einkaufs- oder Berichtsbereich möglich; Export benötigt das Exportrecht. Die Übersicht ist kein Zahlungsnachweis und die Hilfe kann Ihre tatsächlichen Monatssummen nicht einsehen.

Öffnen Sie diesen Bereich im App-Menü: Einkauf.

1. Hinterlegen Sie beim Produkt Lieferant, Depotbetrag je Gebinde, Depoteinheit und Depotwährung. Der Warenpreis enthält das Depot nicht; 0 bedeutet kein Depot. In Einkauf → Depot & Mehrweggebinde können Berechtigte bereits vorhandene Gebinde über Anfangsbestand erfassen eintragen, ohne den Warenbestand zu erhöhen.

2. Bei einer Warenannahme prüfen Sie Depotgebinde: Erfassen Sie nur tatsächlich behaltene ganze Gebinde. Bei direktem Gebindetausch ist die zusätzliche Menge 0. Der Verbrauch des Inhalts, zum Beispiel Getränke aus einer Kiste, reduziert das Depotkonto nicht automatisch.

3. Für die tatsächliche Rückgabe wählen Sie Gebinde zurückgeben, prüfen Lieferant, Gebinde, Lagerort, ganze Anzahl und Belegreferenz und speichern. Die Gebinde verlassen den Betrieb; die erwartete Gutschrift bleibt offen. Eine Gebinderückgabe ist keine Rücksendung des bereits verbrauchten Wareninhalts.

4. Mit Gutschrift bestätigen tragen Sie den insgesamt erhaltenen Betrag und das Gutschriftsdatum der Rückgabe ein. Bei Teilgutschriften geben Sie den kumulierten Gesamtstand an: zuerst 20 und später insgesamt 30, nicht nochmals 10. Der gespeicherte bestätigte Stand wird ersetzt; die fehlende Differenz bleibt sichtbar.

5. Unter Einkauf → Rechnungen & Monatsübersicht → Leergut & Depotkonto sehen Sie den aktuellen Stand je Lieferant, Gebindeart, Depotsatz und Währung. Eine geprüfte Depotgutschrift lässt sich über Depotgutschrift abgleichen mit der Rückgabe abgleichen. Die Rechnungsfreigabe allein bestätigt noch keine Rückgabe und keinen Geldeingang.

Beispiel: 10 Kisten à 5 sind geliefert, 6 zurückgegeben und 20 gutgeschrieben. Es bleiben 4 Kisten mit 20 gebundenem Depot und 10 noch erwartete Gutschrift. Depot und Warenwerte bleiben getrennt; die App löst keine Bankzahlung aus. Kontrollieren Sie tatsächliche Belege und Ihre Finanz- sowie Standortrechte.

1. Der schwebende Button ActivGoods-Hilfe erscheint im angemeldeten App-Bereich nach erfolgreicher Registrierung oder Anmeldung. Während der Anmeldeprüfung und auf der öffentlichen Anmelde- oder Registrierungsseite bleibt er ausgeblendet. Im Tabletmodus erscheint die Hilfe erst nach persönlicher PIN-Anmeldung und verschwindet beim Sperren wieder.

2. Öffnen Sie die Hilfe, lesen Sie den Verarbeitungshinweis und wählen Sie Chat starten. Stellen Sie eine Frage mit höchstens 1.000 Zeichen, zum Beispiel Wie prüfe ich eine Rechnung gegen mehrere Lieferscheine? Die Antwort folgt der ausgewählten App-Sprache: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch oder Spanisch.

3. Fragen Sie für konkrete Bedienung nach einer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Rückfragen können an das laufende Gespräch anknüpfen. Unter Passende Hilfe öffnen Sie die zugehörige FAQ-Frage. Fragen & Antworten bleibt auch ohne Anmeldung über das Informationsmenü im Footer erreichbar; dort können Sie nach einem Stichwort suchen.

4. Die Hilfe erklärt freigegebene Funktionen, liest aber weder Ihre Bestände noch Rechnungen, Zahlungen oder Dokumente und führt keine Buchung, Löschung oder Lieferantennachricht aus. Scannen und Prüfen erledigen Sie in den jeweiligen App-Bereichen. Geben Sie keine Passwörter, Schlüssel oder vertraulichen Betriebs- und Personendaten in den Chat ein.

5. Neues Gespräch oder ein Sprachwechsel setzt den Gesprächsinhalt zurück. Beim Abmelden oder Sperren des Tablets wird der Chat entfernt. Ist die KI-Verbindung nicht verfügbar oder die Fragegrenze erreicht, verwenden Sie Fragen & Antworten oder Support kontaktieren. Der Chat verschickt selbst keine Supportanfrage.

6. Der Browser-Zurück-Button folgt den zuvor geöffneten App-Bereichen. Im Einkauf haben Rechnungen & Monatsübersicht, Einkäufe & Retouren sowie Aktionen & Angebote einen eigenen Rückweg zum Einkauf. Bei fehlenden Menüs prüfen Sie Tarif und persönliche Rechte. Unklare Kontofragen richten Sie ohne Geheimdaten an info@activgastro.com; KI-Antworten und wichtige Angaben müssen geprüft werden.