Datenschutzerklärung für ActivGoods

1. Verantwortlicher und Rollen

Activgastro International LLC ist Verantwortlicher für Konto-, Vertrags-, Support-, Sicherheits- und Abrechnungsdaten. Bei Betriebsdaten, die ein Kunde für Mitarbeitende, Lieferanten oder Ansprechpartner in ActivGoods eingibt, bestimmt der Kunde Zwecke und Mittel; Activgastro verarbeitet diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter zur Bereitstellung des Dienstes.

Verantwortlicher ist Activgastro International LLC, 1209 Mountain Road PL NE, STE R, Albuquerque, New Mexico 87110, USA. Datenschutzanfragen können an info@activgastro.com gerichtet werden. Soweit ein Kundenbetrieb verantwortlich ist, leitet Activgastro Anfragen an diesen weiter oder unterstützt ihn bei der Bearbeitung.

2. Datenkategorien

Verarbeitet werden können: Name, geschäftliche E-Mail und Kontaktdaten; Unternehmen, Rolle und Berechtigungen; Passwort-Hash und Sitzungstoken; Sprache, Währung und Einstellungen; Lieferanten- und Mitarbeiterdaten; Produkt-, Lager-, Chargen-, Rezept-, Bestell- und Kontrollangaben; Versandprotokolle; Supportkommunikation; Sicherheits-, Audit- und technische Verbindungsdaten.

Je nach Funktion werden auch Inventuren, Warenannahmen, Retouren, interne Lieferungen, Rechnungen und Gutschriften verarbeitet: PDF- und Bildoriginale, Dateiname, SHA-256-Prüfsumme, OCR-Text, Erkennungswerte, Positionen, Beträge, Belegzuordnungen, Bearbeitungsstatus und unveränderliche Prüffreigaben. Hinzu kommen Signaturen, Notizen, Exporte, Tarif- und Kündigungsanfragen, Aktionscodes, Kundenbetreuungsdaten sowie verschlüsselte Mail-, Geräte- und Push-Token. Für aktive Stripe-Zahlungen verarbeitet ActivGoods Kunden-, Abo-, Checkout- und Rechnungskennungen, Tarif, Betrag, Währung, Laufzeit und Zahlungsstatus. Vollständige Kartennummern und Kartenprüfcodes werden im Stripe-Checkout verarbeitet und nicht in der ActivGoods-Datenbank gespeichert.

3. Herkunft und erforderliche Angaben

Daten stammen von registrierten Nutzern, vom Kundenbetrieb und seinen berechtigten Benutzern, aus hochgeladenen oder importierten Dateien, aus freiwillig verbundenen Google- oder Microsoft-Konten sowie automatisch aus der Nutzung und Sicherheitsprotokollierung. Pflichtfelder sind als solche erkennbar. Ohne Konto- und notwendige Betriebsangaben kann ActivGoods nicht bereitgestellt werden; optionale Angaben, Kamera, Push-Benachrichtigungen und Mail-Verbindungen können weggelassen oder später getrennt werden.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten zur Vertragsanbahnung und -erfüllung, Kontoführung, Mandantentrennung, Bestands- und Bestellfunktionen, Kommunikation, Support, Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Sicherung, gesetzlicher Aufbewahrung und Rechtsdurchsetzung. Je nach anwendbarem Recht stützen wir uns auf Vertragserfüllung, gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen oder Einwilligung.

5. Betriebsdaten im Auftrag

Der Kunde entscheidet, welche zulässigen Betriebsdaten er erfasst, und bleibt für Information, Rechtsgrundlage, Richtigkeit, Berechtigungen und Löschfristen verantwortlich. Activgastro verarbeitet diese Daten nur nach dokumentierten Funktionen und Weisungen, wahrt Vertraulichkeit, unterstützt Betroffenenrechte und löscht oder gibt Daten nach Vertragsende zurück, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

6. Google-, Gmail- und Microsoft-Verbindungen

Eine Postfachverbindung ist freiwillig. Bei Google verarbeitet ActivGoods E-Mail-Adresse, Google-Konto-ID, OAuth-Token und den Umfang gmail.send; bei Microsoft E-Mail-Adresse, Konto-ID, OAuth-Token, User.Read und Mail.Send. Diese Rechte dienen ausschließlich der Identitätsprüfung und dem Versand vom Kunden ausgelöster Bestellungen. ActivGoods liest, durchsucht oder verkauft keine Postfachinhalte.

Die Nutzung und Weitergabe von über Google APIs erhaltenen Informationen erfolgt entsprechend der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Tokens werden verschlüsselt gespeichert und bei Trennung gelöscht beziehungsweise, soweit technisch möglich, widerrufen.

7. Empfänger und Dienstleister

Daten erhalten befugte Personen und erforderliche Dienstleister: OpenAI Sites und Cloudflare für die Anwendung und Speicherung; der Activgastro-Mailserver im Plesk-Hosting für System-E-Mails; Google oder Microsoft bei freiwilliger Postfachverbindung; OpenAI für ausdrücklich abgesendete Fragen an die optionale Hilfe; Stripe für aktiv genutzte Zahlungen und Abonnements. Im zentralen Activgastro-CRM werden Unternehmens- und Ansprechpartnerdaten, Tarif, Lizenz- und Modulstatus für Vertragsverwaltung und Kundenbetreuung innerhalb derselben Activgastro International LLC synchronisiert. Betriebsbelege und Mitarbeiter-PINs werden nicht an das CRM übertragen. Das interne CRM ist keine eigenständige externe Gesellschaft. Berater und Behörden erhalten Daten nur bei rechtlicher Erforderlichkeit. Kein Verkauf an Werbenetzwerke oder Datenhändler.

8. Internationale Übermittlungen

Activgastro hat seinen Sitz in den USA; technische Dienstleister können Daten in den USA, der Schweiz, dem EWR und weiteren Ländern verarbeiten. Soweit erforderlich, werden Angemessenheitsbeschlüsse, anerkannte Zertifizierungsrahmen oder Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Maßnahmen verwendet. Zielstaaten und Anbieter werden bei wesentlichen Änderungen aktualisiert.

9. Speicherdauer und Löschung

Daten werden nur für Dienst, Sicherheit, Vertrag und gesetzliche Pflichten gespeichert. Kontositzungen laufen regulär nach 30 Tagen, Mitarbeiter-PIN-Sitzungen nach 12 Stunden und OAuth-Zustände nach etwa 10 Minuten ab. Nach einem bestätigten Vertragsende stehen 30 Tage für den Export zur Verfügung; bei späterer Erfassung des Endes beginnt diese Frist erst mit der Erfassung. Anschliessend entfernt die tägliche Bereinigung Betriebsdaten und zugehörige Originale und Sicherungen, sofern keine neue Lizenz oder laufende Zahlung entgegensteht. Eine Pause, Archivierung oder blosse Zahlungsstörung gilt nicht als bestätigtes Vertragsende. Neue Testbetriebe werden nach Ablauf entsprechend behandelt; historische inaktive Betriebe werden vor einer Löschung individuell geklärt. Technische Sicherungen werden spätestens 90 Tage nach Erstellung bereinigt und dürfen nach Vertragsende höchstens 90 weitere Tage verbleiben. Eigene Vertrags- und Abrechnungsnachweise des Anbieters werden getrennt, zugriffsbeschränkt und grundsätzlich zehn Jahre zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Rechtsverteidigung aufbewahrt; längere zwingende Pflichten bleiben vorbehalten. Diese Nachweise enthalten keine betrieblichen Originalbelege oder Mitarbeiter-PINs.

Im Konto kann ein berechtigter Nutzer einen Datenexport anfordern und die Kontolöschung bestätigen. Gehört ihm der Betrieb allein, werden dessen aktive Daten einschließlich gespeicherter Dokumente im regulären Löschablauf entfernt; bei gemeinsam genutzten Betrieben wird nur sein Zugang beendet. Gesetzlich oder zur Rechtsverteidigung benötigte Vertrags-, Kommunikations-, Sicherheits- und Abrechnungsnachweise bleiben gesperrt bis zum Ablauf der jeweiligen Frist. Vom Kunden festgelegte Archivfristen für Bestellungen gelten nur innerhalb der App und ersetzen keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Kunden.

10. Sicherheit

ActivGoods verwendet Mandantentrennung, rollenbasierte Rechte, sichere Cookies, gehashte Passwörter und Sitzungstoken, verschlüsselte OAuth-Geheimnisse, Integritätsprotokolle, Zugriffsbeschränkungen und getrennte Sicherungen. Kein Verfahren beseitigt jedes Risiko; Sicherheitsvorfälle werden nach anwendbarem Recht bewertet und gemeldet.

11. Dokumente, OCR und Barcode-Scan

Für Lieferscheine, Retouren, Lieferantenrechnungen und Gutschriften können PDF- oder Bilddateien hochgeladen werden. OCR und Barcode-Erkennung laufen lokal im Browser. Nach Prüfung und Bestätigung speichert ActivGoods Originale, erkannten Text, Erkennungswerte, Prüfsummen, Positionen, Rechnungs- und Lieferdaten, Zuordnungen und Status im Kundenbetrieb. Bestätigte Rechnungsprüfungen werden als unveränderlicher Stand mit Freigabezeit und Freigabeperson gespeichert; frühere Originale können zur Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben. Diese Verarbeitung ist von der optionalen OpenAI-Hilfe getrennt; Belege werden nicht automatisch dorthin gesendet und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Der Rechnungsabgleich unterstützt die manuelle Prüfung, löst keine Bankzahlung aus und ersetzt keine Buchhaltungs-, Steuer- oder Archivierungsprüfung. Kamera-Videobilder werden beim Barcode-Scan nicht gespeichert oder an Activgastro übertragen.

12. Gerätedaten, Kamera und Benachrichtigungen

Für Anmeldung, Sprachauswahl, Betriebsauswahl und Sicherheit verwendet ActivGoods notwendige Cookies und lokalen Gerätespeicher. Kamera und Benachrichtigungen werden nur nach Browserfreigabe aktiviert. Das Kamerabild wird für den Barcode-Scan lokal verarbeitet und nicht als Video gespeichert oder an Activgastro übertragen.

13. Rechte betroffener Personen

Je nach anwendbarem Recht bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit und Widerruf einer Einwilligung sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Anfragen sind an info@activgastro.com zu richten. Bei Daten, die ein Kundenbetrieb kontrolliert, sollte die Anfrage zuerst an diesen Betrieb gehen; Activgastro unterstützt ihn.

Unter «Konto & Daten» können angemeldete Nutzer ihre persönlichen Kontodaten als JSON herunterladen. Betriebsinhaber und Administratoren mit vollständigen Export-, Personal- und Finanzrechten können dort Betriebsdaten samt Rechnungs-, Lieferschein- und Retourenoriginalen als ZIP exportieren, unabhängig von bezahlten Zusatzmodulen. Der Export bleibt bis zum angezeigten Ende der 30-tägigen Exportfrist nach bestätigtem Vertragsende verfügbar. Die reguläre JSON-Sicherung enthält Daten und Belegverweise; Originaldateien sind im ZIP enthalten. Gesetzliche Auskunftsanfragen bleiben möglich.

14. Keine Werbung, kein Verkauf, keine automatischen Personalentscheidungen

ActivGoods verkauft oder vermietet keine personenbezogenen Daten, nutzt keine verhaltensbasierte Werbung und erstellt keine personenbezogenen Kredit- oder Mitarbeiterprofile. Mindestbestands- und Warnfunktionen unterstützen betriebliche Entscheidungen, treffen aber keine rechtlich erheblichen Entscheidungen über Personen.

15. B2B-Dienst und Minderjährige

ActivGoods richtet sich nicht an Kinder oder Privatpersonen. Kunden dürfen Konten nur volljährigen oder nach lokalem Recht arbeitsberechtigten Personen mit erforderlicher betrieblicher Befugnis zuweisen und sollen keine Daten von Kindern eingeben.

15a. Optionale ActivGoods-Hilfe

Die ActivGoods-Hilfe ist freiwillig und sendet erst nach dem Start des KI-Chats und dem Absenden einer Frage Text an die OpenAI-API. Übertragen werden Ihre Frage, bis zu sechs letzte Gesprächsbeiträge, die gewählte Sprache und öffentliche ActivGoods-Hilfeinhalte. Der Chat greift nicht auf Kundenkonten, Bestände oder Dokumente zu. E-Mail-Adressen und erkennbare geheime Schlüssel werden vor der Übertragung automatisch entfernt; bitte geben Sie trotzdem keine personenbezogenen oder vertraulichen Angaben ein. ActivGoods führt kein dauerhaftes Chatarchiv; der Verlauf bleibt im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite. Pseudonyme Nutzungszähler laufen spätestens nach 48 Stunden ab und werden bei weiteren Chat-Anfragen bereinigt. Wir verwenden die OpenAI-API mit deaktivierter Antwortspeicherung. OpenAI kann Inhalte nach seinen API-Datenregeln zur Missbrauchserkennung standardmässig bis zu 30 Tage aufbewahren. Verarbeitung kann unter anderem in den USA erfolgen. Die FAQ und der persönliche Support stehen auch ohne ActivGoods-Hilfe zur Verfügung.

16. Änderungen und Kontakt

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anbieter oder Rechtsanforderungen wesentlich ändern. Die aktuelle Version ist stets in ActivGoods verlinkt; wesentliche Änderungen werden angemessen angekündigt. Datenschutzanfragen: info@activgastro.com.